German C2 · Technical & Specialized Registers
Bürokratische Fachsprache – C2 German Grammar
Bureaucratic language (officialese)
Administrative language ("Amtsdeutsch", "Behördendeutsch") is highly formulaic, impersonal and nominal. It is meant to be legally sound and neutral – but often seems long-winded.
Typical formulas
| formula | meaning / use |
|---|---|
| Antrag auf + acc. | formal request for something: Antrag auf Elterngeld (application for parental allowance) |
| gemäß § … | in accordance with section … |
| hiermit wird bescheinigt, dass … | formula for certificates: "This is to certify that …" |
| Bezug nehmend auf Ihr Schreiben vom … | with reference to your letter of … |
| wir weisen darauf hin, dass … | please note that … |
| ist beizufügen / vorzulegen | must be enclosed / presented |
| innerhalb einer Frist von … | within a period of … |
| zwecks + gen. | for the purpose of |
| im Auftrag (i. A.) | signed on behalf of |
| Rechtsbehelfsbelehrung | information on how to lodge an appeal |
Features
- Passive / impersonal: Es wird gebeten, … / Der Antrag wurde abgelehnt. (You are requested to … / The application was rejected.)
- "ist zu" + infinitive (= must / can): Der Ausweis ist mitzubringen. (Identification must be brought.)
- Long compounds: Kraftfahrzeughaftpflichtversicherung (motor vehicle liability insurance), Aufenthaltserlaubnis (residence permit), Personenstandsurkunde (civil status certificate)
- Special vocabulary: Bescheid (official decision), Widerspruch (formal objection), Frist (deadline), Formular (form), Unterlagen (documents), Nachweis (proof)
- Abbreviations: z. Hd. (attn.), Az. (file reference), i. A. (p.p.), ggf. (if applicable), bzgl. (regarding)
Translating officialese
| officialese | plain German |
|---|---|
| Die Antragstellung hat persönlich zu erfolgen. (The application must be submitted in person.) | Sie müssen den Antrag selbst abgeben. (You must hand in the application yourself.) |
| Bei Nichteinhaltung der Frist erfolgt eine Ablehnung. (Failure to meet the deadline will result in rejection.) | Wenn Sie zu spät sind, lehnen wir ab. (If you're late, we'll say no.) |
| Ihrem Antrag kann nicht entsprochen werden. (Your application cannot be granted.) | Wir lehnen Ihren Antrag ab. (We're rejecting your application.) |
| Die Unterlagen sind vollständig beizubringen. (The documents are to be submitted in full.) | Bitte schicken Sie alle Unterlagen. (Please send all the documents.) |
Examples:
- Hiermit wird bescheinigt, dass Frau Yılmaz an dem Kurs teilgenommen hat. (This is to certify that Ms Yılmaz attended the course.)
- Dem Antrag sind folgende Unterlagen beizufügen: … (The following documents must be enclosed with the application: …)
- Gegen diesen Bescheid kann innerhalb eines Monats Widerspruch eingelegt werden. (An objection to this decision may be lodged within one month.)
- Wir weisen darauf hin, dass unvollständige Anträge nicht bearbeitet werden. (Please note that incomplete applications will not be processed.)